Obligación legal de depósito de cuentas
En toda sociedad ya sea anónima, de Responsabilidad limitada u otra forma de sociedad que normalmente a final del año natural, se cierran las cuentas anuales de cualquier sociedad. Estas cuentas deben estar siempre aprobadas por la mayoría del órgano de gobierno o administración.
El órgano de administración, además de la obligación de formular, tiene que depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes desde su aprobación por la Junta General de socios.
Más concretamente, los administradores tienen que presentar certificación de los acuerdos de la junta de aprobación de dichas cuentas, debidamente firmadas y de aplicación del resultado así como, en su caso, de las cuentas consolidadas.
El Registrador calificará bajo su responsabilidad en quince días desde la fecha del asiento de presentación si los documentos presentados son exigidos por la ley, si están debidamente aprobados por la junta general y si constan las preceptivas firmas. Si apreciare algún defecto, emitirá una calificación negativa no pudiendo llevar a cabo la inscripción. Por tal razón, cuando no existe aprobación de las mismas por la junta, el órgano de administración tiene que notificar al registro mercantil la certificación del acta en la que no se aprueban las cuentas expresando cuál ha sido la causa de no aprobación. En este supuesto, se evitará el cierre de la hoja registral como se expondrá a continuación.
Consecuencias generales de no depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil
La falta de depósito de las Cuentas Anuales tiene, como mínimo, tres graves perjuicios para su empresa:
- El deterioro de la imagen de empresa, por la falta de transparencia y de la información para terceros que tienen relación con la empresa, entre los que conviene destacar a las entidades financieras y los proveedores y clientes.
- El cierre de la hoja del registro para la empresa que le impedirá inscribir la mayoría de los actos jurídicos de la misma. No será inscribible, por ejemplo, cualquier modificación en los estatutos, ceses y nombramientos de administradores, poderes de la empresa a favor de terceros y similares.
- La posibilidad de que su empresa sea sancionada.
El régimen sancionador prevé sanciones por importe de 200 € hasta 60.000 € por cada año de retraso.
El primer mes de cada año los Registradores Mercantiles tienen que remitir a la DGRN una relación de las sociedades que no hubieran cumplido la obligación de depósito el año anterior. En el segundo mes se trasladará la lista al Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas para la incoación del expediente sancionador de acuerdo con lo previsto en la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
Por su parte, el Registro no impondrá sanción si la presentación de las cuentas si se efectúa antes del transcurso de un año desde el cierre del ejercicio social (hasta el 31 de diciembre). Sin embargo, si ha transcurrido más de un año se procederá al cierre provisional de la hoja registral.
Asimismo, si los documentos se presentan con anterioridad al inicio del expediente sancionador, la sanción se impondrá en su grado mínimo y reducida en un cincuenta por ciento.
Sin embargo, sin duda la consecuencia más grave es la posibilidad de derivación de responsabilidad personal de los socios, frente a los acreedores de la sociedad.
Dentro del pacto de socios, es conveniente establecer los criterios para formular las cuentas anuales y la sanción por falta de aprobación sin la debida motivación/justificación.
Las empresas que no registran sus cuentas en el Registro Mercantil, incumplen la legislación y se arriesgan a ser multadas, además de que generan desconfianza.
Novedades introducidas por la Ley 11/2018
Con fecha 29 de diciembre se publicó en el BOE la Ley 11/2018 de 28 de diciembre por la que se modificaba el Código de Comercio, el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital y la Ley 22/2015 de 20 de julio de Auditoría de Cuentas, en materia de información no financiera y diversidad.
Una de las novedades introducidas por la misma es la exigencia a las sociedades que formulen cuentas consolidadas, de incluir en el informe de gestión consolidado el estado de información no financiera consolidado siempre que concurran los siguientes requisitos:
- Que el número medio de trabajadores empleados por las sociedades del grupo durante el ejercicio sea superior a 500.
- Que o bien, tengan la consideración de entidades de interés público de conformidad con la legislación de auditoría de cuentas, o bien, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
- Que el total de las partidas del activo consolidado sea superior a 1º 20.000.000 de euros.
- Que el importe neto de la cifra anual de negocios consolidada supere los 2º 40.000.000 de euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a doscientos cincuenta.
Se trata de un cambio significativo en lo que se refiere a la información que las empresas deben ofrecer sobre sí mismas.
Frente a cuestiones del ámbito económico – financiero de las compañías, que ya se recogen en sus Cuentas Anuales, las empresas deberán ahora además reflejar otros aspectos no financieros que van adquiriendo más protagonismo, dada su creciente relevancia social. Destacamos los siguientes:
Modelo de negocio: Descripción del entorno empresarial, su organización y estructura de los mercados en los que opera, sus objetivos y estrategias y los principales factores y tendencias que pueden afectar a su futura evolución.
Cuestiones medioambientales: Contaminación, economía circular y prevención de gestión de residuos, uso sostenible de los recursos, cambio climático, protección de la biodiversidad.
Cuestiones sociales y de personal: Empleo, organización del trabajo, salud y seguridad, relaciones sociales, formación, accesibilidad universal a las personas con discapacidad e igualdad.
Respeto a los derechos humanos: Procedimientos de diligencia debida en materia de derechos humanos, prevención de los riesgos de vulneración de derechos humanos.
Lucha contra la corrupción: Medidas adoptadas para prevenir la corrupción y el soborno, para luchar contra el blanqueo de capitales, aportaciones a fundaciones y entidades sin ánimo de lucro.
Sobre la sociedad: Compromisos de la Sociedad con el desarrollo sostenible, subcontratación y proveedores, consumidores, información fiscal.
