¿Quiénes están obligados a presentar los libros contables?
Deben legalizar los libros contables como norma general:
- Todos los empresarios.
- Los sujetos obligados a inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil.
- Los sujetos inscritos en el Registro Mercantil en virtud de disposiciones específicas como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista;
- Los sujetos obligados a formular contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
- Los empresarios individuales, aunque no estén obligados a su inscripción en el Registro Mercantil, cuando estén sujetos al IRPF en el régimen de estimación directa, que llevarán su contabilidad conforme a las normas del Código de Comercio.
¿En qué consiste la legalización de libros?
La legalización de los libros es una forma de cerrar la contabilidad para evitar que se pueda modificar una vez cerrado el ejercicio. Hace algunos años el contable antes de comenzar a realizar las anotaciones en sus libros, los debía de llevar en papel al Registro para que éste los diligenciara y sellara y de esta manera evitar que se sustituyeran páginas. Más adelante se permitió que el contable fuese contabilizando las operaciones en su ordenador y al final del año se encuadernaran los libros y se depositaran en el Registro. Hoy en día se presentan telemáticamente.
¿Por qué se legalizan los libros contables?
En cuanto al valor probatorio de los libros y demás documentos contables, el Código de Comercio indica que ese valor “será apreciado por los Tribunales conforme a las reglas generales del Derecho”. Por este motivo tales libros sirven de prueba ante Tribunales de Justicia ya que según la legislación civil “Los asientos, registros y papeles privados únicamente hacen prueba contra el que los ha escrito en todo aquello que conste con claridad; pero el que quiera aprovecharse de ellos habrá de aceptarlos en la parte que le perjudiquen”.
¿Qué libros es obligatorio legalizar?
- el Libro Diario, donde se registran las operaciones relativas a la actividad de la empresa día a día, y
- el Libro de Inventarios, que se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
Plazos para legalizar los libros contables en 2023
El plazo para legalizar los libros es de 4 meses desde la fecha de cierre del ejercicio social.
Para el ejercicio 2023 en el caso de que el cierre del ejercicio social se haga el día 31 de diciembre de 2022 el plazo de legalización empieza el 2 de enero del año siguiente (2023) y finaliza el día 30 de abril de 2023 (como comentamos, cuatro meses posteriores al cierre).
Además importante tener en cuenta que el plazo para el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil es hasta el 30 de julio de 2023 (un mes después desde su aprobación por la Junta General).
Consecuencias de la falta de legalización de los libros
La Ley General Tributaria establece sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales, que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros.
Además, por inexactitud u omisión de operaciones o la utilización de cuentas con significado diferente, se sanciona con multa proporcional del 1 por 100 de los cargos o abonos omitidos, inexactos o falseados con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros.
En caso de concurso de acreedores el incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello o cuando lleve una doble contabilidad o haya cometido irregularidades relevantes en la misma dará lugar a la calificación del concurso de acreedores como culpable.
¿Se pueden rectificar libros ya legalizados?
Es posible que una vez legalizados los libros se aprecie algún error. Se deberá hacer una rectificación tan pronto como se advierta donde el órgano de administración dará cuenta del error cometido, y se adjuntará con el archivo rectificado con los datos correctos.
¿Cómo afecta la Ley Antifraude a la legalización de los libros contables?
La aprobación de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal el pasado 9 de julio, conocida como “Ley Antifraude”, recoge que los programas de facturación y contabilidad deberán impedir la modificación y destrucción de sus registros, de forma que los programas informáticos con procesos contables, de facturación o de gestión deben cumplir los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. No deben tener interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos
A partir del 1 de enero de 2024 se establece que será obligatorio para las empresas y profesionales disponer de un programa de facturación adaptado a los anteriores requisitos, por lo que a partir de esta fecha se producirán cambios respecto de esta obligación.
Grupo Simal Abogados, Asesores y Consultores
